При освобождении главного бухгалтера от занимаемой должности (увольнении, назначении на другую должность, перемещении) производится сдача дел главному бухгалтеру, назначенному на должность в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан, а при отсутствии последнего - работнику, назначенному приказом руководителя государственного учреждения.

      Прием и сдача дел главным бухгалтером, сдающим дела (далее - сдающим), и работником, принимающим дела (далее - принимающим), производятся на основании приказа руководителя государственного учреждения. 

В приказе указывается:

• срок приема-сдачи дел бухгалтерской службы, но не более двух недель
• порядок оплаты труда сдающего и принимающего
• лицо, которому предоставлено на период приема-сдачи дел право подписи на документах

ВНИМАНИЕ! Должно быть оговорено, что до оформления права подписи лица, принимающего дела, документы подписывает сдающий дела под контролем принимающего

      В процессе сдачи дел определяется состояние бухгалтерского учета в данном государственном учреждении и достоверность отчетных данных, при этом составляется Акт приема-сдачи дел.

В Акте приема-сдачи дел указывается:

• состав комиссии, согласно приказа руководителя
• наименование и количество бухгалтерских регистров
• отчетность: финансовая, бюджетная, налоговая и статистическая
• сумма и наименование активов, обязательств, чистых активов/капитала

Передача дел бухгалтерской службы производится на основе последнего представленного баланса. В акте приема-сдачи дел должна быть указана дата осуществления передачи дел.

В начале приема и сдачи дел проверяется состояние кассы (обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности, состояние записей в кассовой книге, состояние по другим ценностям, хранящимся в кассе, и соответствие их бухгалтерским записям, наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков). Акт проверки остатков наличности в кассе (в котором указывается сумма остатка денежных средств по спецификам, номера и даты последних приходных и расходных ордеров) подписывается лицом, как сдающим, так и принимающим дела бухгалтерской службы, а также кассиром, либо лицом, отвечающим за ведение кассовых операций.

      При приеме и сдаче дел проверяется состояние денежного учета, учета расчетных операций, расчетных статей баланса (реальность дебиторской и кредиторской задолженности, наличие нереальной для взыскания задолженности, с указанием виновных в этом лиц, наличие актов сверки взаимных расчетов, наличие не перечисленных своевременно в бюджет сумм), а также составление отчетности (соблюдение отчетной дисциплины, качество представляемой отчетности) государственного учреждения.

      Кроме того, в акте приема-сдачи дел отражается:

• состояние организации учета в бухгалтерской службе (штат, его укомплектованность, распределение обязанностей, должностные инструкции, наличие инструктивных материалов по бухгалтерскому учету и отчетности, обеспеченность бухгалтерскими книгами, бланками учета и отчетности), формирование учетной системы
• состояние первичной документации учета, бухгалтерской отчетности
• мероприятия, необходимые для организации учета, государственного аудита и финансового контроля
• правильность оформления и хранения документов, состояние архива

Составленный по завершению проверки состояния учета и отчетности государственного учреждения акт приема-сдачи дел подписывается принимающим и сдающим дела, и утверждается руководителем государственного учреждения или уполномоченным им лицом.

ВАЖНО! В случае несогласия принимающего с какими-либо положениями акта приема-сдачи дел он при его подписании должен указать соответствующие мотивированные оговорки. 

Акт приема-сдачи дел составляется в двух экземплярах, один из которых остается у лица, сдающего дела.

Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 3 августа 2010 года № 393 “Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях”

*Для сведения:

В случае расторжения Трудового договора по инициативе работника, согласно п.5 Ст.56 Трудового кодекса РК, днем расторжения трудового договора с материально ответственными работниками является день завершения приема-передачи имущества (документации) работодателя.