Trello, Slack и ещё несколько программ: как работают и зачем нужны инструменты для организации бизнеса

Trello, Slack и ещё несколько программ: как работают и зачем нужны инструменты для организации бизнеса

Вы начинающий предприниматель? Или уже несколько лет развиваете своё дело и хотели бы систематизировать работу так, чтобы облегчить управление? Есть, как минимум, пять полезных цифровых сервисов, которые помогут организовать деятельность и отслеживать выполнение ключевых задач. Ниже кратко расскажем о каждом из них.

Начнём с Trello. Это один из лучших онлайн-планировщиков. На ноутбук или компьютер ничего не нужно устанавливать специально, сервис полностью переведён в онлайн. Для смартфонов существует вполне внятное приложение, которое работает и без подключения к интернету. 

Trello — это доска. Как маркерная или магнитная у вас в кабинете, только на десктопе. И к ней можно подключить до 70 пользователей. Для доступа достаточно аккаунта в Google.

На доске вы создаёте колонки. По задачам или конкретным сотрудникам. Или по календарным дням, как вам удобнее. В каждой колонке создаются карточки с задачами. В них доступны функции оповещения о любых изменениях, можно прикрепить файлы, добавить нескольких исполнителей и другие метки, которые вам пригодятся. 

Карточки можно двигать из колонки в колонку или копировать, переносить даже с доски на доску при необходимости. Когда задача выполнена, карточка архивируется или удаляется навсегда. 

То есть чтобы управлять кем-то или чем-то, руководитель создаёт команду, в ней — доски. Добавляет на доски участников в зависимости от того, кто над каким проектом работает. Создаёт на досках списки, а в них — карточки. А потом просто заходит, смотрит на доску и сразу понимает, что вообще происходит и на каком этапе выполнения находится конкретная задача.

Лаконичный дизайн, простой, интуитивно понятный функционал позволяет вывести планирование работы на новый уровень. В Trello есть платная и бесплатная версия. Второй, в целом, достаточно, чтобы работать без ограничений. Платная даёт дополнительные фишки в плане дизайна и стоит в среднем от $10 за подключённого пользователя при оплате сервиса на год вперёд. На основные функции оплата или её отсутствие не влияет.

Slack — это корпоративный мессенджер. Работает как способ собрать всю команду вместе и решать только те задачи, которые касаются бизнеса. Без каналов для флуда и бесконечных новостей. Здесь можно обсуждать всё: рекламные брифы, публикацию новой версии приложения, последние новости, бизнес-встречи или совместное времяпрепровождения в пятницу после работы. Всё структурировано по каналам, для прямого общения есть личная переписка. В Slack есть только те, с кем вы работаете — постоянно в офисе (тогда у человека будут все права) или периодически или только по конкретным проектам (тогда человек получит доступ только к нескольким каналам).

В мессенджере настраиваемая система оповещений — можно сделать так, чтобы оповещения приходили, только если обращаются напрямую к вам, можно так, чтобы из особо важных для вас каналов приходило всё. Причём для приложения и десктоп-версии можно задавать разные настройки. 

Из плюсов в Slack — простота в использовании и возможность интеграции с другими сервисами, например, с описанным выше Trello, а так же Dropbox, GitHub, Mailchimp и пр. Мессенджер поддерживается на устройствах iOS, Windows, Windows Phone, Android, Mac OS, Linux. Здесь просто редактировать уже отправленные сообщения. И просто приятная фича — если в команде собраны люди, работающие из разных часовых поясов, для каждого из них показывается локальное время. 

Но Slack не без минусов. Он занимает довольно много оперативной памяти. Веб-версия работает не так круто, как приложение. И в мессенджере нет русского языка. 

Как пользоваться? 

Чтобы войти в рабочее пространство, можно получить ссылку для подключения или попросить присоединить вас (через одобренную электронную почту). Зарегистрироваться и создать рабочее пространство можно самостоятельно.

После входа в Slack workspace сразу заполните свой профиль. Это поможет быстрее освоиться, а коллегам четко понимать, по каким вопросам можно к вам обратиться.

Работа с приложениями

Одним из важных преимуществ Slack является наличие интеграций с популярными сервисами: Dropbox, Gmail, Jira и пр. Для синхронизации работы нужно перейти в каталог приложений и посмотреть, какие из них уже используются. Далее просто настройте их под себя.

Slack может быть бесплатным или платным. Во free-версии не ограничен размер команд, но при этом не получится создать групповой звонок — только один на один. Сохраняются только последние 10 тыс. сообщений.

Есть тариф Pro — $6,67 в месяц. Можно устраивать групповые звонки до 15 человек и неограниченное количество интеграций с другими сервисами. Business+ стоит 12,50 $ в месяц. Практически то же самое, но есть экспорт файлов и 20 гб хранения данных вместо 10 гб на каждого члена команды. Enterprise Grid — за ценой надо обращаться в отдел продаж. Обещают оптимизацию рабочих процессов с поддержкой до 500 тыс. пользователей и по 1 тб хранилища на каждого.

Google Workspace (ранее G Suite): WorkSpace или Gsuite - это пакет профессиональных бизнес-приложений предоставляемых компанией Google для любых компаний, сферы бизнеса и групп людей. Платформа позволяет интегрировать собственное доменное имя со всеми приложениями Google и включает в себя инструменты для совместной эффективной работы

Доступные в Google Workspace приложения для видеовстреч, группового чата и совместной работы над документами позволяют легко организовать дистанционный рабочий процесс. Сюда входят электронная почта, хранение данных, электронный документооборот, офисные приложения (документы, таблицы, презентации. Здесь также есть корпоративный мессенджер, календарь и консоль управления. 

Преимущества для бизнеса:

1. Используйте профессиональную электронную почту с адресами в вашем корпоративном домене вида imya@vashakompaniya.ru и создавайте групповые списки рассылки, например prodazhi@vashakompaniya.ru.
2. Каждый пользователь Google WorkSpace Basic получает 30 ГБ для хранения файлов Диска и Gmail. В пакетах Google WorkSpace Business и Google WorkSpace Enterprise предоставляется неограниченное пространство для хранения.
3. В облачном офисе можно создавать и редактировать онлайн текстовые файлы, таблицы, презентации. Покупать лицензии при этом на MS office не потребуется.
4. Расширенные функции администрирования: можно добавлять или удалять пользователей, создавать группы и применять настройки безопасности, например двухэтапную аутентификацию и систему единого входа. Все это можно сделать в консоли администратора.
5. В Google Workspace можно защитить корпоративные данные с помощью функции управления устройствами. В частности, отслеживать местонахождение устройств, требовать обязательного использования пароля и при необходимости удалять с них данные.

HubSpot CRM — система, которая решает задачи продаж и маркетинга.Здесь можно вести базу контактов, организаций и сделок; хранить любую информацию, добавляя поля или используя предустановленные. По каждому контакту можно отслеживать, откуда он пришел на ваш сайт, и всю историю его действий на сайте (даже если ваш сайт сделан на Wordpress или Битриксе);

В системе можно вести переписку с клиентами, создавать и размещать формы и всплывающие окна на сайте для сбора емейлов, контактов и других данных о пользователе; добавлять чат на сайт и общаться с посетителями сайта; принимать обращения от клиентов (tickets) через сайт, через чат на сайте или добавлять их вручную в систему.

Hubspot CRM интегрируется с несколькими сотнями других систем. Открытые API позволяют самостоятельно или с помощью сертифицированного партнёра интегрировать собственные или e-commerce-системы, телефонию, финансовые системы и многое другое. Например: Mailchimp, Slack, Facebook Ads, Drift, Intercom, Shopify, Zapier, Salesforce, OptinMonster…

Изначально Hubspot разрабатывалась как решение для маркетинга и продаж для МСП. Текущая версия подходит для B2B компаний, онлайн-сервисов, ИТ-компаний, FinTech-компаний. 

Hubspot бесплатна для любого количества пользователей. Платными являются пакеты расширений: Sales Pro (автоматизация продаж), Marketing Pro (автоматизация маркетинга), CMS (движок для веб-сайта, лэндинг страниц и блога), Service Pro (автоматизация обслуживания клиентов). Платные версии начинаются от $50/месяц. 

В ней удобный интерфейс и есть возможность отслеживать действия посетителей. Система интегрируется с календарями.

Из минусов: недостаточная расширяемость, здесь нельзя создавать собственные объекты. Также нет интерфейса на русском, как и в Slack, и отсутствует интеграция с Telegram.

Canva: онлайн-сервис для создания элементов графического дизайна, начиная с иллюстраций для соцсетей и заканчивая макетами для полиграфии.

Как пользоваться Canva

В первую очередь нужно зарегистрироваться и войти в профиль. Тут можно авторизоваться через аккаунты Google, Facebook или Apple. В Канве очень много шаблонов для самых разных целей – от визитных карточек до макетов для посадочных страниц. Все они доступны в соответствующем разделе на главной странице. 

Кроме того, здесь достаточно инструментов для работы с изображениями. Например, коллекция эффектов, которые нужно отдельно подключить, множество уже встроенных фильтров, настройки параметров яркости, насыщенности и так далее. В Canva предусмотрен инструментал для настройки внешнего вида текста. Помимо стандартного изменения жирности, курсива и подчеркивания, есть возможность изменения регистра одним нажатием на кнопку, создание нумерованных и маркированных списков, выравнивание разными способами. 

Предусмотрена интеграция с другими сервисами: Google Maps, Google Drive или Dropbox, YouTube, Flickr, GIPHY и другое. 

В Канве есть платная и бесплатная версии. Во второй есть ряд ограничений:

для хранения загруженных фото, видео и прочих элементов дается только 1 Гб; доступна лишь часть шаблонов, изображений и прочих элементов. Если вы вставите платные элементы, на них будут водяные знаки. Одновременно работать над дизайном может только один человек. Отсутствует служба поддержки. Пользоваться можно только встроенными шрифтами. 

В Canva — два платных тарифа. Pro стоимостью от 899 рублей в месяц. И тариф для предприятий, по 2000 рублей на человека.